Wir gehen mit der Zeit und digitalisieren unsere Prozesse, um effizienter, effektiver und innovativer zu handeln. Besonders im Bereich des schnellen Daten- und Informationsaustauschs sehen wir großes Potenzial, das in Zukunft genutzt werden kann. Aus diesem Grund haben wir das strategische Ziel verfolgt, eine eigene Lösung zur digitalen Dokumentenübermittlung zu entwickeln, und haben diese nun entsprechend umgesetzt.
Mithilfe unserer Anwendung zur Sendungsverfolgung ermöglichen wir die Übermittlung von Lade- und Lieferpapieren sowie Wiegenoten direkt per Smartphone. Diese Lösung funktioniert ohne eine zusätzliche App und ist so konzipiert, dass der Aufwand für alle Beteiligten minimal bleibt. Das bedeutet, dass keine Installation oder Registrierung erforderlich ist, sondern das Ganze funktioniert über einen QR-Code. Von den Spediteuren wird erwartet, dass sie nach Abschluss der Abholung und der Lieferung an der entsprechenden Lade- bzw. Entladestelle mithilfe des QR-Codes die relevanten Dokumente in der Anwendung abfotografieren und hochladen.
Die Anwendung ist in 32 Sprachen übersetzt, wobei sie sich automatisch an die auf dem Smartphone eingestellte Sprache anpasst. Natürlich kann die Sprache bei Bedarf auch manuell geändert werden. Ein wichtiger Punkt zum Thema Datenschutz: Der Standort des Geräts wird nicht getrackt, wir wissen folglich nicht, wo sich ein Lkw gerade befindet.
Somit ermöglicht es uns diese Anwendung, Abhol- und Lieferzeitpunkte unserer Aufträge umgehend zu erfassen. Dies führt zu einer Optimierung unserer Prozesse, da Fragen zum Auftrag zügiger geklärt werden können und unsere operative Abteilung immer über den aktuellen Status der Aufträge informiert ist.
Diese Dienstleistung bietet den Vorteil, dass durchgeführte Aufträge deutlich schneller abgerechnet werden können, da wir direkten Zugriff auf die Frachtpapiere haben. Bei ordnungsgemäßer Nutzung des Trackings besteht für die Spediteure außerdem die Möglichkeit, auf ein Gutschriftverfahren umgestellt zu werden, sodass sie nach wenigen Tagen, maximal sieben, eine Gutschrift erhalten. Dadurch entfällt einiges an Aufwand für die Spediteure bei der Rechnungserstellung.
Mit der Einführung dieser digitalen Lösung streben wir eine kontinuierliche Verbesserung unserer Abläufe an. Die unkomplizierte Dokumentenübermittlung hilft nicht nur dabei, Prozesse zu beschleunigen, sondern schafft auch eine zuverlässige Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit. Wir sind überzeugt, dass diese Neuerung langfristig zu noch stärkeren Partnerschaften und einer gemeinsamen Optimierung der Arbeitsabläufe führen wird, wovon alle profitieren.
Die ersten Rückmeldungen von Spediteuren sind durchweg positiv:
„Mega, jetzt muss ich samstags nicht mehr die Rechnungen schreiben.“
„Ich bin begeistert von der Anwendung! Damit spare ich viel Zeit und Geld.“
„Für mich die totale Arbeitserleichterung und super, dass die Gutschriften so schnell erstellt werden.“